Vie privée et confidentialité

L’Association Pulmonaire du Québec (APQ) reconnaît l’importance de la vie privée et s’engage à préserver la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels qu’elle collecte et dont elle a la gestion.

La présente Politique définit la façon dont l’APQ gère les renseignements personnels qu’elle collecte pour les fins définies ci-après.

Nous vous invitons à lire attentivement la présente Politique puisque votre accès et votre utilisation du site web poumonquebec.ca et des services offerts signifient que vous avez lu, compris et accepté l’ensemble des conditions y énoncées.

Si vous n’acceptez pas une quelconque partie de la présente Politique, nous vous invitons à vous abstenir d’accéder au site web poumonquebec.ca, de renoncer à l’utiliser ou de nous transmettre vos renseignements personnels de quelque autre manière.  

Dans le but de maintenir des normes de diligence des plus rigoureuses en matière de gestion des renseignements personnels, l’APQ s’engage à respecter les obligations prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

En conséquence, la présente Politique est appelée à évoluer (modifications) en raison des exigences prévues par les lois et règlements ou à la suite de changements dans les pratiques organisationnelles. Nous vous encourageons donc à la consulter périodiquement sur le site web poumonquebec.ca afin de prendre connaissance de toute mise à jour.

Définition – Renseignements personnels

Les renseignements personnels, quel que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre), sont tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier à l’exclusion des coordonnées professionnelles.

Ainsi, les renseignements personnels comprennent notamment les noms, le sexe, l’adresse postale ou courriel, le numéro de téléphone, la date de naissance, les détails relatifs aux cartes de crédit ou autre information d’ordre financier et les renseignements sur la santé, les montants et dates des dons, les renseignements sur les bénévoles etc…

En naviguant sur le site web poumonquebec.ca, vous autorisez la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de traitement dans les conditions décrites dans la présente politique de confidentialité.

1. Détermination des fins de la collecte

1.1. Les renseignements personnels sont notamment recueillis aux fins suivantes :

• Fournir de l’information et des services de soutien en lien avec les maladies respiratoires et la santé pulmonaire en général;
• Financer les évènements et services de l’APQ et en faire la promotion;
• Recruter et affecter des bénévoles et organiser les relations des bénévoles avec l’APQ;
• Communiquer avec les donateurs, les bénévoles et les personnes qui participent aux évènements de l’APQ ou qui utilisent les services du site web poumonquebec.ca et de l’APQ;

1.2. Si vous êtes tenu de nous fournir des renseignements sur votre santé dans le cadre des fins définies ci-avant ou si vous choisissez de nous communiquer ces renseignements, l’APQ recueillera et utilisera ces renseignements pour les seules fins en vertu de desquelles ils ont été communiqués. Elle n’utilisera pas ces renseignements pour prendre des décisions en votre nom ou pour fournir des références ou des conseils médicaux.

1.3. Chaque fois que vous visitez notre site web, nous recevons et sauvegardons automatiquement certains types de renseignement identifiables non personnels.

2. Consentement

2.1. Il est possible de consentir à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels de diverses façons.

En principe, le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. De plus, il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

2.2. Lorsque vous nous transmettez vos renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web et pour les fins énoncées à l’article 1.1, nous considérons que votre consentement a été donné en cochant la case d’acceptation relative à l’application de la présente Politique et qu’en conséquence nous sommes autorisés à les recueillir, les utiliser et les communiquer pour les fins définies.

2.3. En cas d’utilisation ou de communication de vos renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées dans la présente Politique, l’APQ a l’obligation d’obtenir votre consentement au préalable, à moins que la divulgation ne soit autorisée ou requise par la loi.

2.4. Votre consentement peut être limité dans le temps et vous pouvez le retirer à tout moment dans les conditions ci-après énoncées dans à l’article 8 de la présente Politique.

2.5. Si vous vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous ne pouvez pas utiliser les services offerts par l’APQ sans l’autorisation du titulaire de l’autorité parentale.

3. Limitation de la collecte

3.1. L’APQ ne collecte que les seuls renseignements personnels nécessaires à la réalisation des fins énoncées à l’article 1.1.

3.2. Les renseignements personnels sont collectés directement auprès de la personne concernée et en ayant recours à différents moyens dont les suivants :

• Formulaire d’inscription et de demande;
• Programmes et services de l’APQ;
• Demande, services et systèmes en ligne;
• Conversations téléphoniques.

4. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

4.1. L’APQ n’utilisera vos renseignements personnels qu’aux fins précisées ci-dessus.

4.2. L’APQ est responsable de s’assurer que tous les renseignements recueillis se limitent, tant pour ce qui est de la quantité que du type, à ce qui est nécessaire pour répondre aux fins indiquées.

4.3. Veuillez noter que vos renseignements personnels pourront être communiqués (en plus de nos employés et bénévoles), si nécessaire, à des tiers fournisseurs de services et / ou partenaires (collectivement nommés « affiliés »). Ces affiliés nous aident à établir, à gérer et à maintenir nos relations avec vous et fournissent des produits et services à l’APQ.

Ces affiliés pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous leur fournissons aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats écrits que nous avons conclus avec eux ainsi que les engagements souscrits exigent qu’ils prennent des mesures adéquates pour assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements;

4.4. Veuillez noter que dans le cadre de notre travail avec certains de nos fournisseurs de services, vos renseignements personnels peuvent être transférés à une juridiction étrangère pour être traités ou sauvegardés. Le cas échéant, les contrats écrits que nous avons conclus avec eux ainsi que les engagements souscrits exigent qu’ils prennent des mesures adéquates pour assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements;

4.5. Veuillez noter que vos renseignements personnels pourront être communiqués également à des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi lorsque nous sommes tenus de communiquer ces renseignements ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables.

4.6. Les renseignements personnels ne sont en principe conservés que le temps nécessaire pour répondre aux fins précisées dans la présente Politique et que pour la durée exigée par la loi.

4.7. Comme la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit un droit d’accès et de rectification aux personnes concernées par des renseignements personnels ou à des personnes intéressées, l’article 8 ci-dessous détaille l’exercice de ces droits.

5. Sécurité

5.1. Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels.

Nous mettons tout en œuvre pour prendre des mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements personnels conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

5.2. L’APQ maintient des mesures de sécurité raisonnables et appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre les risques de perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Les méthodes de protection comprennent notamment des mesures physiques, organisationnelles et techniques régulièrement évaluées et mises à jour, comme les suivantes :

• carte de sécurité à puce donnant accès aux locaux;
• restriction de l’accès des employés aux renseignements personnels selon le principe de l’accès sélectif – l’accès est réservé aux employés qui occupent une fonction en lien avec une des fins définies à l’article 1.1 et au personnel de support informatique;
• engagements pris par tous les employés à l’égard de la confidentialité;
• pare-feu, antivirus, mots de passe forts et solutions logicielles pour la sécurité technique (dont des séances sécurisées avec technologie de cryptage SSL 128 bits dans notre site Web);
• politique interne d’accès aux renseignements personnels et d’utilisation des ressources informatiques;
• examen régulier des mesures de protection de la vie privée.

5.3. Toutefois, malgré nos précautions, l’information transmise sur Internet et stockée dans des systèmes reliés à Internet ne peut être protégée à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer la sécurité ou l’intégrité de telles informations ou la garantir. Conséquemment, l’APQ ne peut assumer la responsabilité de la divulgation d’informations confidentielles en raison d’erreurs de transmission, d’actes malveillants ou d’actions de tierces parties n’ayant pas été autorisées.

6. Exactitude

6.1. L’APQ entend s’assurer de l’exactitude, l’intégralité et la pertinence des renseignements personnels fournis afin de satisfaire aux exigences relatives à leur utilisation.

6.2. Nous nous fions à nos donateurs, participants aux évènements, et aux personnes qui utilisent les services de l’APQ pour obtenir leurs renseignements exacts et pour nous informer quand des mises à jour à ces renseignements sont requises.

7. Transparence

7.1. Sur demande, l’APQ communique l’information sur ses pratiques en matière de renseignements personnels. L’APQ prend également des mesures pour veiller à ce que ses employés et bénévoles soient sensibilisés aux enjeux entourant la protection des renseignements personnels et puissent répondre aux demandes relatives aux pratiques de traitement de l’information et communiquer les plaintes au responsable de la protection des renseignements personnels.

8. Accès, rectification ou retrait du consentement

8.1. Pour avoir accès à ses renseignements personnels, la personne concernée ou une personne intéressée doit adresser une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’APQ (les coordonnées se trouvent à la fin de la présente Politique).

8.2. La personne concernée ou une personne intéressée pourra, s’il y a lieu, remettre en question l’exactitude et l’intégralité des renseignements obtenus.

Pour demander une rectification de ses renseignements personnels, la personne concernée ou une personne intéressée devra adresser une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’APQ (les coordonnées se trouvent à la fin de la présente Politique).

Cette demande devra être particulièrement précise pour permettre à l’APQ de corriger ou de compléter adéquatement les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets.

8.3. Pour retirer son consentement à la communication ou l’utilisation de ses renseignements personnels la personne concernée devra adresser une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’APQ (les coordonnées se trouvent à la fin de la présente Politique).

8.5. L’APQ normalement répondra aux demandes d’accès, de rectification ou de retrait du consentement conformément aux délais prescrits par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Toute l’aide nécessaire sera raisonnablement fournie aux personnes concernées ou aux personnes intéressées qui veulent avoir accès à leurs renseignements personnels ou les rectifier, y compris pour ce qui est de clarifier ce qu’elles recherchent exactement.

Selon la quantité de renseignements demandés dans le cadre d’une demande d’accès, des frais nominaux pourraient être exigés pour couvrir les coûts engendrés par le fait de répondre à la demande. Une notification écrite est fournie si les renseignements personnels demandés ne sont pas sous la garde de l’APQ ou si l’APQ doit refuser à la personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons juridiques, réglementaires ou d’autre nature.

9. Vos recours devant la Commission d’Accès à l’Information

9.1. Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont l’APQ a traité votre demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels, notamment en cas d’absence de réponse ou de réponse insatisfaisante, vous pourrez saisir la Commission d’Accès à l’Information d’une demande d’examen de mésentente.